گزارش نویسی با طعم تخصص، نگارش اثربخش عملکرد برای انجمن های علمی راهنمای علمی برای اعضای هیأت مدیره انجمن های علمی گروه پزشکی
انجمن های علمی گروه پزشکی ، به عنوان سازمان های مردم نهاد ، نقش اساسی در ارتقاء دانش ، انتقال تجربه ، توانمندسازی اعضای و شرکت در سیاست های کلان در ساختار سیستم بهداشت ایران دارند. یکی از ابزارهای مهم برای نشان دادن کارآیی و شفافیت این انجمن ها ، عملکرد سالانه یا گزارش دوره ای است.
گزارش عملکرد یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت و ارتباطی در سازمان ها و انجمن های علمی است. این گزارش نه تنها منعکس کننده فعالیت ها و دستاوردها است بلکه نقش اساسی در تصمیم گیری در مورد تصمیم گیری ، اعتبار و برنامه ریزی در آینده دارد. در حقیقت ، گزارش عملکرد سندی است که فعالیت ها ، نتایج ، دستاوردها ، چالش ها و دستیابی به اهداف یک واحد ، کمیسیون یا انجمن را در یک بازه زمانی مشخص (سالانه یا فصلی) ارائه می دهد.
در سطح جهانی ، سازمان هایی مانند Wonca (سازمان پزشکی خانواده) و WHO (سازمان بهداشت جهانی) تأکید می کنند که انجمن های علمی باید گزارش های خود را نه تنها در مورد آمار فعالیت ها و اقدامات انجام شده ، بلکه با تجزیه و تحلیل علمی و داده های درست استخراج شده و شاخص ها با تأثیرگذاری جمع آوری کنند. انتشارات مذهبی مانند Lancet و BMJ بارها و بارها اظهار داشتند که کیفیت گزارشگری علمی نشانگر سطح بلوغ یک سازمان یا جامعه است.
چرا گزارش عملکرد مهم است؟
شفافیت فعالیت ها: این نشان می دهد که جامعه در کجا فعال بوده و چه چیزی را گرفته است.
ارزیابی اثربخشی: این امکان موفقیت برنامه ها و پروژه ها را فراهم می کند.
مستندات برای آیندهپاسخ: این به عنوان مرجع برای برنامه ریزی بعدی و انتقال تجربه به اعضای جدید عمل می کند.
جذب و اعتبارپاسخ: گزارش حرفه ای می تواند اعتماد به نفس مؤسسات بالادست ، دانشگاه ها یا وزارتخانه ها را به خود جلب کند.
تقویتپاسخ: با نمایش فعالیت های علمی ، پژوهشی و آموزشی ، موقعیت جامعه در جامعه علمی ترویج می شود.
انگیزه در اعضاپاسخ: وقتی اعضا می دانند که تلاشهای آنها ضبط و دیده می شود ، انگیزه بیشتری برای شرکت در آن دارند.
جدیدارتباطات بین المللی: گزارش حرفه ای امکان تبادل تجربه با انجمن های مشابه در سایر کشورها را فراهم می کند.
چارچوب علمی گزارشگری:
یک گزارش عملکرد استاندارد باید یک ساختار شفاف و علمی داشته باشد. الگوی پیشنهادی مورد استفاده در بسیاری از کشورها (از جمله راهنماهای WHO و WONCA) شامل بخش های زیر است:
مقدمه و اهداف انجمن:
-بررسی انجمن ، مأموریت ، چشم انداز و ارزش ها
-با و اهداف استراتژیک
فعالیت ها و برنامه های اجرا شده:
-دم ها ، کارگاه های آموزشی ، دوره های آموزشی
-تحقیقات و انتشار علمی
-بیانی ، راهنماهای بالینی یا پروتکل ها
-فعالیت بین المللی
خروجی ها (بازده):
جدیدتعداد اعضا و رشد آن
-تعداد برنامه های برگزار شده
ناشران منتشر شده یا منتشر شده
-مشارکت در سیاست گذاری
عواقب (نتایج):
جدیدتأثیر فعالیت ها بر جامعه پزشکی یا بیماران
-کیفیت آموزش و تحقیق
-در دستورالعمل ها یا سیاست های بهداشتی
تجزیه و تحلیل چالش:
محدودیت های مالی
-مشارکت اعضا
موانع اداری یا قانونی
پیشنهادات و برنامه آینده:
کار پاتیک برای بهبود
برنامه ریزی برای دوره آینده
-همکاری بین المللی
خطاهای مشترک در گزارش انجمن علمی:
جدیدصرفاً روی کمیت (به عنوان مثال ، تعداد کنفرانس ها) بدون تجزیه و تحلیل کیفی تمرکز کنید
-استفاده از عبارات عمومی و غیرقابل توقف مانند “فعالیتهای گسترده” انجام شد
-lack از شاخص های ارزیابی (به عنوان مثال ، تعداد شرکت کنندگان بدون تجزیه و تحلیل تأثیر آن در ارتقاء دانش)
-کیدن
-بول و تمرکز بر فعالیت ها.
چگونه می توان تجزیه و تحلیل علمی را به گزارش اضافه کرد؟
تجزیه و تحلیل علمی به معنای فراتر از “ما چه کار کردیم؟” و پاسخ به سوال “این چه کار کرد؟”
جدیداستفاده از داده ها و شاخص ها: به عنوان مثال ، گزارش شده است که دو کارگاه آموزشی برگزار شده و دانش شرکت کنندگان قبل و بعد از کارگاه با امتحان علمی (با افزایش 1 ٪) اندازه گیری می شود.
جدیدمقایسه و معیار : مقایسه فعالیت جامعه با استانداردهای ملی یا بین المللی
جدیدتجزیه و تحلیل هزینه و فایده: نشان دادن پس انداز یا بهره وری علمی و افزایش کیفیت اقدامات
جدیداستفاده از شواهد: مراجعه به منابع علمی (مانند WHO یا مقالات معتبر) برای نشان دادن اهمیت فعالیت ها.
استانداردهای بین المللی و سازگاری با شرایط ایران:
WHO (سازمان بهداشت جهانی) در راهنمای خود برای سازمان های مردم نهاد بهداشت تأکید می کند که گزارش ها باید بر اساس نتایج قابل اندازه گیری باشد.
Wonca (سازمان جهانی پزشکی خانواده) از انجمن های علمی پزشکان خانواده می خواهد تا گزارش های خود را بر اساس تجزیه و تحلیل علمی و اثربخشی فعالیت های انجام شده توسط انجمن برای بهبود کیفیت مراقبت های اولیه ارائه دهند.
در بسیاری از کشورها ، گزارش عملکرد این انجمن در گزارش علمی سالانه منتشر می شود که به اقتدار علمی آن جامعه کمک می کند.
در ایران ، با وجود محدودیت های مالی و اداری ، می توان این الگوی را بومی سازی کرد. دبیرخانه کمیسیون انجمن پزشکی همچنین انتظار می رود گزارش ها صرفاً اداری بلکه مستند ، علمی و تحلیلی باشد.
توصیه های عملی برای هیئت مدیره انجمن های علمی:
جدیدمستندات از ابتدای سال: ضبط دقیق کلیه فعالیت ها با عکس ، فیلم ، آمار ، نمودارها و …
جدیدیک الگوی استاندارد ایجاد کنید: جامعه می تواند یک گزارش عملکرد را برای خود طراحی کند.
جدیدگزارش گزارش را تعیین کنید: بهتر است این کار را بر عهده بگیرید (از جمله دبیر علمی ، دبیر اجرایی و افسر روابط عمومی).
جدیدداده ها را به یک فهرست تبدیل کنید: به عنوان مثال ، به جای “2 کارگاه” ، “کارگاه های آموزشی با 2 شرکت کننده برگزار شد که این میانگین نمره رضایت 1 ٪ بود.”
جدیدتجزیه و تحلیل کیفیت را اضافه کنید: تجربیات ، بازخورد و چالش ها را شرح دهید.
جدیدارائه پیشنهادات علمی و سیاسی: این گزارش فقط روایت گذشته نیست ، بلکه یک نقشه راه آینده است.
جدیدخلاصه مدیریت (خلاصه اجرایی) بنویسید: خلاصه ای از عملکرد را برای مدیران بالادست که وقت کافی برای خواندن کل گزارش ندارند ، تهیه کنید.
جدیداز گرافیک و نمودارها استفاده کنید: انتقال داده ها به زبان ساده.
جدیدگزارش را به موقع ارسال کنید: تأخیر در گزارش ، نشانه ضعف مدیریت است.
جدیدانتشار عمومی خلاصه: این مجمع می تواند خلاصه ای از گزارش خود را در سایت یا شبکه های اجتماعی منتشر کند تا شفافیت بیشتری ایجاد کند.
گزارش عملکرد جامعه علمی صرفاً یک کار اداری نیست بلکه آینه ای از هویت علمی و اجتماعی جامعه است. انجمن هایی که گزارش های خود را به عنوان علمی ، تحلیلی و شفاف می نویسند ، نه تنها در فرایند ارزیابی و همچنین اعتباربخشی موفق تر خواهند بود ، بلکه جایگاه بالاتری در به دست آوردن اعتماد اعضا ، تعامل با مؤسسات ایجاد سیاست و ایجاد همکاری های بین المللی کسب می کنند.
تجربه انجمن های جهانی مانند WONCA نشان داده است که گزارش علمی می تواند به یک سند مرجع برای برنامه ریزی های آینده تبدیل شود. در ایران ، با توجه به نقش اصلی انجمن های علمی در توسعه دانش پزشکی ، لازم است هیئت مدیره به اهمیت نوشتن حرفه ای توجه کند و گزارش هایی را ارائه دهد که هم علمی و هم دقیق و الهام بخش باشد.
کلمات کلیدی: گزارش عملکرد ، دکتر ابراهیم نوری ایشارکی ، ارزیابی و اعتباربخشی ، انجمن های علمی ، وزارت بهداشت ، سازمان سیستم پزشکی
