به گفته Ifdana ، زهرا امیری گفت: “از این پس ، تمام مکاتبات با شرکت های اتوماسیون اداری با سازمان فقط باید از طریق سیستم مکاتبات اداری و در چارچوب سبک اجرایی ثبت نام و نگهداری اسناد انجام شود.
وی با اشاره به ضرورت مدیریت حجم پرونده ها ، وی افزود: “برای تسریع در پردازش و فرآیند مکاتبات ، حجم پیوست ها نباید از 2 مگابایت تجاوز کنند. پرونده های حجم بیشتر (حداکثر 1 مگابایت) فقط باید به صورت یک CD یا DVD فشرده شده ارسال شوند.
رئیس دبیرخانه سازمان تأکید کرد: نامه ها باید مستقیماً به اداره کل مربوطه ترتیب داده شوند. در بخش موضوع ، همچنین لازم است عنوان دفتر و توضیحات مختصر در مورد موضوع را درج کنید. همچنین ، در صورت مراجعه به سایر مکاتبات ، شرکت ها باید پیوند مکاتبات مربوطه را در بخش منابع درج کنند.
به گفته امیری ، شرکت ها موظفند شماره نامه خود را در بخش کلمات کلیدی وارد کنند. همچنین ، با توجه به ارتباط مسیرهای ارتباطی با ادارات غذا و پزشکی در دانشگاه های پزشکی ، شرکت ها باید مکاتبات مربوطه را مستقیماً به کارت سازمان غذا و داروی ارسال کنند.
وی افزود: کاربران سیستم مکاتبات شرکت می توانند وضعیت مراقبت از مکاتبات خود را از بخش ردیابی نامه بررسی کنند. ” برای هماهنگی بیشتر ، شرکت ها می توانند با اداره اسناد سازمان تماس بگیرند.
